Canal de Denuncias

OBJETO

El 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Con la aprobación de esta ley se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial de Conta labor, S.L.U., situaciones de riesgos por exposiciones derivadas de las interconexiones con la Administración Pública y otros organismos públicos internacionales. 

El Canal de denuncias de Conta labor, S.L.U. es accesible a través de la web corporativa de Contalabor facilitando su uso a empleados, directivos, socios de negocio, y de cualquier interesado.

El objetivo del Canal de denuncias es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier violación de las obligaciones de Compliance y del Código Ético o de Conducta, fomentando un entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de Conta labor, S.L.U..

Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera el denunciante.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, directivos, Comité de Dirección y Consejo de Administración de Conta labor, S.L.U.. 

 

INFORMACIÓN

DEBER DE COMUNICACIÓN

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores del Código Ético o de Conducta o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a Conta labor, S.L.U., a través del canal establecido (https://www.contalabor.com). 

Las comunicaciones pueden presentarse de forma nominativa, es decir, con identificación del interesado, o de forma anónima.

 

HECHOS DENUNCIABLES 

El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.

Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.

En este sentido, Conta labor, S.L.U. dentro de la gestión del Canal de Denuncias, tiene plenamente identificados los principios y valores que constituyen la cultura organizativa que desde Conta labor, S.L.U. se quiere fomentar en el seno de la Organización, y que han sido formalmente descritas en el Código Ético o de Conducta.

 

DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS

En el ciclo de vida de la denuncia, Conta labor, S.L.U. garantizará al denunciante los siguientes derechos:

Derecho a la protección en el transcurso de la investigación

Conta labor, S.L.U. proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento. 

En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia sólo podrá acogerse a las medidas de protección en el caso de que haya primero denunciado a través del canal de denuncias y con los plazos y medidas establecidos. 

También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público, como puede ser una situación de emergencia o riesgo de daños irreversibles, bien porque en el caso de que se realice una denuncia externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la ocultación o destrucción de pruebas o que la autoridad actúe en connivencia con el autor de la infracción o se encuentre implicada en ella.

Prohibición de represalias

En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento del Código Ético o de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe. Esto significa que el autor de cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado. En el Anexo I, se recogen aquellas acciones que son consideradas represalias.

Derecho a recibir información

El denunciante será informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ser analizada.

Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones, debiendo explicar la razón por la que se ha adoptado las medidas o acciones disciplinarias al denunciado.

Derecho a elegir

El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligarse al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.

Derecho a la información limitada

Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.

La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. En el caso de que denuncia aportada contenga información sobre secreto industrial o comercial u otra que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad de Conta labor, S.L.U. o de terceros implicados, estas deberán de emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse para fines distintos de la misma. 

Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.

Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de denuncia a través del Canal de denuncias de Conta labor, S.L.U. serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor.

Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente.

Derecho al anonimato

El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.

Queda prohibido el rastreo y trazabilidad de las denuncias anónimas. La vulneración de este extremo supondrá la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes. Para asegurar este extremo se han establecido los medios informáticos oportunos para garantizar el borrado automático de accesos al Canal de Denuncias.

Derecho a la confidencialidad

La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.

Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable

El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de Conta labor, S.L.U., a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.

El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.

Derecho a la supresión de datos

Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de los mismos procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.

 

DERECHOS DEL DENUNCIADO SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS EN EL CANAL DE DENUNCIA

En el ciclo de vida de la denuncia, Conta labor, S.L.U. garantizará al denunciado los siguientes derechos:

Derecho a la protección en el transcurso de la investigación

Conta labor, S.L.U. proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos como cualquier empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de Conta labor, S.L.U..

Derecho a recibir información

El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia. 

Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por el denunciado. 

Derecho a la confidencialidad

Al denunciado, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.

La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante, no pudiendo revelarse la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.

Derecho a una investigación transparente

El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.

 

IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS

Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente de Conta labor, S.L.U., la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de Conta labor, S.L.U., personal directivo o del Consejo de Administración.

Conta labor, S.L.U. también podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales pertinentes si así lo considera necesario.

En el supuesto en el que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil (limitación de actuaciones, rescisión unilateral contractual por parte de Conta labor), sin perjuicio de la comunicación anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes.

 

COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE

El canal de denuncias de Conta labor, S.L.U. debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo dentro de Conta labor, S.L.U., pudiendo derivar en medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente.

Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe: (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de RRHH para que, en coordinación con el Comité de Compliance, se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente y; (iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe.

 

PRESENTACIÓN DENUNCIA

Este Canal permite la presentación de comunicaciones por escrito a través de:

➢ Correo electrónico: canaldenuncias@contalabor.com

➢ En nuestra página web: formulario denuncia

➢ Correo postal: C/ Uruguay, 1-7 46007 Valencia (Att. Departamento de Compliance – Canal Denuncias).

Las comunicaciones también pueden presentarse verbalmente mediante reunión presencial, a solicitud del interesado. En estos casos debe dirigirse la petición a través de alguna de las vías de comunicación escritas mencionadas anteriormente. Estas reuniones, previo consentimiento del informante, serán documentadas a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada. Se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.